3.9 Datové schránky

3.9

Datové schránky

JUDr. Vladimíra Knoblochová

 NahoruCo je datová schránka?

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k:

• doručování ze strany orgánů veřejné moci,

• provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci,

• dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob.

Prostřednictvím datových schránek je tedy možné zasílat dokumenty v elektronické podobě zejména orgánům veřejné moci (např. soudům, správním orgánům apod.), a také je takto od nich přijímat, namísto klasického doručování v listinné podobě prostřednictvím pošty. Prostřednictvím datových schránek mohou činit úkony i orgány veřejné moci navzájem.

Datová schránka umožňuje zejména:

• odesílání zpráv,

• přijímání zpráv,

• zjišťování stavu odeslaných zpráv,

• přijímání dokladů o dodání a doručení,

• ověřování, zda má adresát datovou schránku.

Zákon o elektronických úkonech zavedl celkem čtyři druhy datových schránek:

• datová schránka orgánů veřejné moci,

• datová schránka právnické osoby,

• datová schránka podnikající fyzické osoby,

• datová schránka fyzické osoby.

Informační systém datových schránek funguje tak, že každá osoba má přístup do různých datových schránek, které jsou jí zřízeny, a to podle "rolí", které zastává. Znamená to tedy, že např. fyzická osoba může mít zřízeny dvě datové schránky – jednu pro sebe jako fyzickou osobu – občana a druhou pro sebe jako pro fyzickou osobu – podnikatele. Orgány veřejné moci by měly dané osobě doručovat podle typu úkonu do datové schránky fyzické osoby či do datové schránky podnikající fyzické osoby.

 NahoruDatová schránka není e-mail!

Mezi datovou schránkou a schránkou e-mailovou jsou zásadní rozdíly:

• úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má stejné právní účinky, jako by šlo o úkon učiněný písemně a podepsaný. Úkon učiněný e-mailem tyto účinky nemá, ledaže by byla e-mailová zpráva podepsána zaručeným elektronickým podpisem;

• pokud se písemnost doručuje do datové schránky, pak zákon o elektronických úkonech upravuje "fikci doručení". To znamená, že v případě, kdy si adresát zprávu z datové schránky nevyzvedne (nepřihlásí se do datové schránky do 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán), považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To neplatí pouze v těch případech, kdy zvláštní právní předpis vylučuje náhradní doručení. Za stanovených podmínek je možné v případě, že bylo doručeno fikcí, žádat o určení neúčinnosti doručení;

• prostřednictvím datové schránky je možné zaslat datovou zprávu do vlastních rukou;

• doba uložení datové zprávy v datové schránce činí (a poté bude datová zpráva vymazána):

  1. 90 dnů ode dne, kdy se do datové schránky přihlásila osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění k dokumentu obsaženému v datové zprávě přístup,
  2. 90 dnů ode dne, kdy bylo do datové schránky přistoupeno prostřednictvím elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace s užitím certifikátu,
  3. 3 roky ode dne, kdy byla datová zpráva dodána do datové schránky, nedojde-li k přístupu do datové schránky podle písmene a) nebo b).

• datová schránka tedy není dlouhodobým úložištěm datových zpráv. Česká pošta, s. p., nabízí v této souvislosti službu tzv. datového trezoru, kdy datový trezor automaticky uchovává datové zprávy i po 90 dnech. Jde o doplňkovou službu k datovým schránkám, která je ale placená;

• odesílatel i příjemce mají v případě doručování dokumentů prostřednictvím datové schránky k dispozici dodejku / doručenku, ze které je jednoznačně patrný stav doručení datové zprávy;

• systém datových schránek je bezpečnější než e-mail, fyzická bezpečnost informačního systému datových schránek je na vysoké úrovni dané certifikovanými datovými centry, ve kterých je provozován.

 NahoruPovinná datová schránka pro akciové společnosti

Všechny právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, tedy i akciové společnosti, musí mít datovou schránku povinně. Dojde-li k založení nové akciové společnosti, nemusí podávat žádnou žádost o zřízení datové schránky – ta je jí zřízena automaticky a bezplatně ze strany Ministerstva vnitra bez zbytečného odkladu po jejím vzniku.

 NahoruOsoba oprávněná k přístupu do datové schránky

K přístupu do datové schránky je u akciové společnosti oprávněno představenstvo, resp. všichni jeho členové. Pokud je představenstvo vícečlenné, má každý člen samostatné přihlašovací údaje.

Přístupové údaje do datové schránky jsou členům představenstva zasílány výhradně poštou do vlastních rukou na adresu bydliště, které je zapsáno v obchodním rejstříku, a to i do zahraničí. Pokud není adresát zastižen, tak jsou přístupové údaje uloženy na poště po dobu 10 dnů. V případě, že si je člen představenstva v této lhůtě nevyzvedne, je možné získat přístup do datové schránky pouze požádáním o zneplatnění původních přístupových údajů a vystavení nových.

V případě, že dojde ke změně členů představenstva (tj. např. je odvolán či odstoupí některý z členů představenstva a je zvolen nový), systém datových schránek provede automaticky změny v oprávnění k přístupu do datové schránky na základě zápisu změn do obchodního rejstříku, tj. novému členu představenstva vygeneruje a zašle přístupové údaje a členu představenstva, jemuž funkce zanikla, zruší přístup do datové schránky. Není tedy třeba žádat o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových, vše probíhá automaticky.

 NahoruZtráta či odcizení přístupových údajů, zapomenutí hesla

Může se stát, že člen představenstva zapomene přístupové heslo nebo jej ztratí nebo mu jej někdo odcizí. V případě, že k takové situaci dojde, Ministerstvo vnitra neprodleně po oznámení této skutečnosti uvedené přístupové údaje zneplatní a současně zašle dané osobě do vlastních rukou nové přístupové údaje. Žádost o zneplatnění přístupových údajů je třeba podat buď osobně na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT, nebo písemným podáním adresovaným Ministerstvu vnitra. Fyzická osoba může tuto žádost podat rovněž prostřednictvím portálu veřejné správy s využitím přístupu s vysokou úrovní záruky nebo prostřednictvím informačního systému datových schránek s využitím přístupu s vysokou úrovní záruky a podnikající fyzická osoba prostřednictvím informačního systému datových schránek s využitím přístupu s vysokou úrovní záruky.

Nové přístupové údaje mohou být zaslány dvěma způsoby:

a) doporučenou zásilkou do vlastních rukou adresáta na zvolenou adresu,

b) pomocí tzv. virtuální obálky:

• po podání žádosti na CzechPOINTu je na e-mailovou adresu žadatele zaslán tzv. aktivační link,

• po kliknutí na aktivační link se uživateli zobrazí stránka aktivačního portálu,

• z “Potvrzení oznámení o zneplatnění přístupových údajů a vydání nových“ přepíše údaj o ID virtuální obálky a ID datové schránky,

• po kliknutí na tlačítko “Zobrazit přístupové údaje“ systém vypíše kompletní přístupové údaje, nezbytné pro přihlášení do datové schránky, včetně hesla,

• aktivační e-mail je na zadanou adresu odeslán neprodleně po vyřízení žádosti. Pokud jej žadatel neobdržel, může si na této adrese vygenerovat nový aktivační e-mail.

Zaslání nových přístupových údajů je zpoplatněno správním poplatkem ve výši 200 Kč v případě, že osobě oprávněné k přístupu do datové schránky jsou přístupové údaje zaslány opětovně během 3 let.

 NahoruPověřená osoba

Členové představenstva mohou k přístupu do datové schránky udělit pověření jiné osobě, což je praktické zejména v případě větších akciových společností, kde vyřizování pošty logicky nedělá přímo představenstvo, ale spíše administrativní personál.

V pověření je možné nastavit, zda bude mít pověřená osoba přístup i ke zprávám určeným do vlastních rukou či nikoliv. Pověřeným osobám jsou pak zaslány jejich vlastní přístupové údaje a po přihlášení do datové schránky mohou vykonávat činnosti, které rozsah jejich pověření umožňuje. Datová zpráva obsahuje informaci o tom, zda byla datová zpráva odeslána z datové schránky přímo oprávněnou osobou (tedy členem představenstva) nebo zda byla odeslána pověřenou osobou. Tato informace nicméně nemá žádný vliv na to, zda byla zpráva doručena osobou oprávněnou – odeslání zprávy pověřenou osobou bude chápáno jako odeslání zprávy na základě plné moci.

 NahoruAdministrátor

K datové schránce je možné také určit tzv. administrátora. Administrátor má stejné oprávnění jako vlastník datové schránky, zejména může pověřovat další osoby, případně jim pověření odebrat. Nejde tedy o technickou pozici a určení administrátora bude mít své místo zejména u společností s rozsáhlou organizační strukturou.

 NahoruPodání žádosti o vydání přístupových údajů pro pověřenou osobu nebo administrátora

Žádost o vydání přístupových údajů pro osoby pověřené k přístupu do datové schránky je možné podat podle v současné době dostupných údajů buď:

a) prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT, kam se dostaví společně jak oprávněná osoba, tak i osoba, kterou hodlá oprávněná osoba pověřit k přístupu do datové schránky. Oprávněná osoba podepíše žádost k přístupu do datové schránky a pověřená osoba potvrdí svým podpisem, že s přijetím pověření souhlasí. Po vyplnění žádosti jsou přístupové údaje odeslány na adresu pověřené osoby.

b) vyplněním elektronického formuláře žádosti v prostředí administrativní části webového portálu ISDS ("Nastavení"). Po odeslání žádosti jsou přístupové údaje odeslány na adresu pověřené osoby. Při vytvoření pověřené osoby z nastavení datové schránky se tedy přístupové údaje zasílají doporučenou poštou.

Přihlášení do datové schránky zajišťuje ministerstvo prostřednictvím jím vydaných přístupových údajů nebo elektronických prostředků anebo prostřednictvím přístupu se zaručenou identitou s využitím prostředku pro elektronickou identifikaci s vysokou úrovní záruky. Náležitosti přístupových údajů a elektronické prostředky…