Svolání valné hromady a průběh jejího jednání

3.9.26

Svolání valné hromady a průběh jejího jednání

Mgr. Markéta Káninská

Subjekty oprávněné svolat valnou hromadu

Primárně je svolání valné hromady právem, resp. povinností jednatele coby statutárního orgánu společnosti. Ostatní subjekty mohou svolat valnou hromadu spíše výjimečně, a to za podmínek stanovených zákonem.

Je-li jednatelů několik a netvoří-li současně kolektivní orgán, může o svolání valné hromady rozhodnout kterýkoli z nich. Jiný postup by měl ovšem následovat v situaci, kdy jednatelé tvoří kolektivní orgán společnosti v souladu s ust. § 44 odst. 5 ZOK (obdobně jako je tomu u představenstva a. s.). Vlastnímu svolání valné hromady (rozuměj zaslání pozvánky jednotlivým společníkům) by v těchto případech mělo předcházet ještě většinové rozhodnutí jednatelů coby kolektivního orgánu o svolání valné hromady, a to postupem  dle ust. § 156 NOZ, případně postupem blíže upraveným v zakladatelském dokumentu. Pro doplnění uvádíme, že pokud bude mít společnost jednatele jako kolektivní orgán, bude záležet na tom, jak společenská smlouva kolektivní orgán jednatelů pojmenuje. Lze uvažovat např. o sboru jednatelů.

Dalšími subjekty oprávněnými svolat valnou hromadu jsou společníci společnosti a dále dozorčí rada společnosti, byla-li zřízena. V obou těchto případech však musí být splněny předpoklady stanovené ZOK. Společník je oprávněn svolat valnou hromadu pouze v případech:

• je-li společnost bez jednatele,

• jednatel dlouhodobě neplní své povinnosti.

U prvního z důvodů asi žádné pochybnosti v praxi vznikat nebudou. Společnost bez statutárního orgánu je jev dlouhodobě nežádoucí, proto zákon dává společníkům možnost tuto situaci bezodkladně řešit. Svolat valnou hromadu je oprávněn kterýkoli ze společníků a jedním z jejích bodů pořadu jednání by měla být volba nového jednatele společnosti.

Skutečnost, zda jednatel dlouhodobě neplní své povinnosti, je třeba posuzovat individuálně s ohledem na konkrétní okolnosti případu. Přitom není rozhodné, zda jednatel tyto povinnosti neplní, protože objektivně nemůže (např. vážná nemoc, hospitalizace atp.), nebo je zkrátka plnit nechce. Má-li však společnost více jednatelů, případně tvoří-li jednatelé kolektivní orgán a své povinnosti neplní jen některý z nich, pak by měli za účelem nápravy zasáhnout zbylí jednatelé, nikoli společníci společnosti.

Dozorčí rada je povinna svolat valnou hromadu, jestliže to vyžadují zájmy společnosti. Bude-li mít dozorčí rada více členů, pak bude kolektivním orgánem, který se musí na svolání valné hromady nejprve většinově usnést. Co se rozumí pod pojmem "zájmy společnosti" ovšem ZOK nestanoví. Bude tedy vždy na posouzení dozorčí rady, zda v daném případě shledá takové závažné důvody, pro které je v zájmu společnosti valnou hromadu svolat. V praxi půjde nejčastěji o případy, kdy zákon stanoví povinnost svolat valnou hromadu, ale jednatel, resp. jednatelé zůstanou nečinní, např. zjistí-li se, že společnosti hrozí úpadek dle ust. § 182 ZOK, případně když je společnost zcela bez jednatele.

Valnou hromadu je oprávněn svolat rovněž tzv. kvalifikovaný společník, tj. společník či společníci, jejichž vklady dosahují alespoň 10 % základního kapitálu nebo 10% podíl na hlasovacích právech. To však pouze za předpokladu, že jeho žádosti o svolání valné hromady není v zákonem stanovených lhůtách vyhověno. Požádal-li kvalifikovaný společník jednatele o svolání valné hromady, musí být valná hromada svolána do jednoho měsíce ode dne doručení žádosti a konat se musí v přiměřené lhůtě od svolání.

Nachází-li se společnost v likvidaci, není vyloučeno, aby subjektem oprávněným ke svolání valné hromady byl také likvidátor, který tak činí v mezích své působnosti, tj. k dosažení účelu likvidace.

Judikát

Rozhodnutí Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 1 Odon 2/97 ze dne 30. dubna 1997¹

1. Svolání valné hromady společnosti s ručením omezeným nelze považovat za jednání společnosti ve vztahu ke třetím osobám ani za součást obchodního vedení společnosti. Svolání valné hromady je zvláštní, zákonem výslovně stanovenou povinností, kterou jednatelé plní nad rámec obchodního vedení společnosti.

2. Jestliže o svolání valné hromady společnosti s ručením omezeným rozhodl i jen jeden z více jednatelů, nelze se z toho důvodu domáhat vyslovení neplatnosti usnesení valné hromady.

Kdy je nutné svolat valnou hromadu

Povinnost svolat valnou hromadu je ZOK stanovena v těchto případech:

• do šesti měsíců od posledního dne předcházejícího účetního období dle ust. § 181 odst. 2 ZOKza účelem schválení řádné účetní závěrky;

• požádá-li o svolání valné hromady kvalifikovaný společník dle ust. § 187 ZOK – jednatel je v takovém případě povinen jeho žádosti vyhovět. Valná hromada musí být svolána nejpozději do jednoho měsíce ode dne doručení žádosti společníka o její svolání a konat se musí v přiměřené lhůtě od svolání. Nebudou-li tyto podmínky splněny, je společník oprávněn valnou hromadu svolat sám;

• bez zbytečného odkladu poté, co jednatel zjistí, že společnosti hrozí úpadek, nebo z jiných závažných důvodů, zejména je-li ohrožen cíl sledovaný společností dle ust. § 182 ZOK– jednatel je povinen společníky informovat o nastalé situaci a navrhnout buď zrušení společnosti, nebo přijetí jiného vhodného opaření k nápravě;

• za účelem volby nového jednatele, a to do jednoho měsíce od ukončení jeho funkce dle ust. § 198 odst. 1 ZOK;

• za účelem volby člena dozorčí rady, je-li zřízena, a to do jednoho měsíce od ukončení jeho funkce dle ust. § 201 odst. 5 ZOK ve spojení s ust. § 198 odst. 1 ZOK.

Valná hromada by měla být svolána také v případě, pokud se jednatel či dozorčí rada domnívají, že to vyžaduje jiný důležitý zájem společnosti.

Způsob svolání valné hromady

Nestanoví-li společenská smlouva jinak, svolává se valná hromada písemnou pozvánkou, která se zasílá na adresu společníka uvedenou v seznamu společníků alespoň 15 dnů přede dnem konání valné hromady. Ve smyslu ust. § 562 odst. 1 NOZ je písemná forma zachována i tehdy, pokud je pozvánka zaslána elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jejího obsahu a určení jednající osoby, např. tedy je-li pozvánka zaslána e-mailem se zaručeným elektronickým podpisem.

Judikát

Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 29. 7. 2009, sp. zn. 29 Cdo 590/2009²

Je povinností společnosti učinit vše, co po ní lze spravedlivě požadovat, aby se pozvánka na valnou hromadu ve lhůtě stanovené § 129 odst. 1 ObchZ (nově ve lhůtě dle § 184 ZOK) dostala do sféry dispozice společníka.

Judikát

Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 28. 1. 2008, sp. zn. 29 Odo 1429/2006³

Odeslala-li společnost pozvánku na valnou hromadu doporučeným dopisem společníkům na jejich poslední známou adresu, byl termín a program valné hromady účastníkům oznámen ve smyslu § 129 odst. 1 ObchZ (nově ve smyslu § 184 ZOK) i tehdy, nebyla-li zásilka doručena adresátu z příčin, jež spočívají na jeho straně.

Protože se však jedná o úpravu dispozitivní, není vyloučeno, aby společenská smlouva určila jinou formu pozvánky, způsob jejího doručování společníkům a/nebo lhůtu k jejímu svolání. V tomto ohledu tak bude možné svolat valnou hromadu například jen e-mailovou pozvánkou (e-mailová adresa každého společníka by v takovém případě měla být povinnou náležitostí seznamu společníků) či pozvánkou zveřejněnou na oficiálních internetových stránkách společnosti, případně i sms zprávou. V každém případě lze jen doporučit, aby byl zvolen takový postup svolání valné hromady, který umožňuje zpětně prokázat, že byly splněny všechny stanovené požadavky pro svolání valné hromady. Zákonem určenou lhůtu 15 dnů je možné ve společenské smlouvě jak zkrátit, tak i prodloužit.

!

Na tomto místě je třeba upozornit, že bude-li lhůta ke svolání valné hromady určena společenskou smlouvou na velmi krátkou dobu, např. 1 až 2 dny, není vyloučeno, že takové ustanovení společenské smlouvy může být shledáno neplatným pro zjevný rozpor s dobrými mravy, neboť společníkům by nebyl dán dostatečný prostor k prostudování podkladů nezbytných ke konání valné hromady ani k zabezpečení své účasti na valné hromadě, případně účasti svého zástupce.

Z hlediska počítání času se postupuje podle ust. § 605 NOZ, neboť ZOK nemá vlastní právní úpravu počítání lhůt. Rozhodným dnem pro počítání lhůty ke svolání valné hromady je den jejího konání, který se do stanovené lhůty nezapočítává. (K tomu srovnej usnesení Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 29 Odo 783/2003 ze dne 21. 4. 2004.)

Příklad

Pro lepší názornost si k počítání lhůty pro svolání valné hromady uvedeme jednoduchý příklad. Ve společenské smlouvě společnosti ABC, s. r. o., je uvedeno, že pozvánka na valnou hromadu se společníkům zasílá e-mailem na e-mailové adresy uvedené v seznamu společníků, a to alespoň 10 dní přede dnem konání valné hromady. Jednatel společnosti svolá valnou hromadu na 19. června 2021. Tento den se do uvedené desetidenní lhůty nezapočítává. Pozvánka na tuto valnou hromadu musí být jednotlivým společníkům doručena nejpozději 9. června 2021, jinak nebude stanovená lhůta dodržena a nedošlo by k včasnému svolání valné hromady. Pokud by se vyžadovalo doručení písemné pozvánky a jednatel by zvolil doručování prostřednictvím poskytovatele poštovných služeb, měl by si ponechat jistou časovou rezervu (alespoň 3 pracovní dny) na odeslání pozvánky.

Obsah pozvánky na valnou hromadu

Každá pozvánka na valnou hromadu musí obsahovat:

• termín konání (tj. datum a čas zahájení),

• místo konání,

• pořad jednání valné hromady,

• návrh usnesení.

Místo a doba jednání valné hromady by měly být určeny tak, aby nepřiměřeně neomezovaly právo společníka účastnit se valné hromady.

Judikát

Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 18. 10. 2011, sp. zn. 29 Cdo 66/2011

Svolavatelé valné hromady musí určit místo, datum a hodinu konání valné hromady tak, aby základní smysl celé úpravy procesu svolání valné hromady zůstal zachován. Posouzení, zda při svolání valné hromady byly místo, datum a hodina jejího konání určeny v souladu s vykládaným ustanovením a jeho účelem, závisí na poměrech konkrétní společnosti. Při úvaze o vhodnosti zvoleného místa je významná zejména jeho dopravní dostupnost pro společníky, a to i s ohledem na určené datum a hodinu.

Má-li společnost dva společníky, jednoho se sídlem a druhého s bydlištěm v Brně, je v rozporu se zásadou ochrany minoritních společníků svolat valnou hromadu mimo území České republiky, pokud s tím některý ze společníků nesouhlasí. Takovým postupem by mohla být zcela vyloučena účast menšinového společníka na valné hromadě, a to nejen z důvodů časových, ale případně i z důvodů nepřiměřených nákladů, které by na účast musel vynaložit.

Požadavek na uvedení návrhu usnesení v pozvánce na valnou hromadu přinesl až ZOK. Dříve svolavatel valné hromady toliko vymezil jednotlivé body pořadu jednání tak, aby společníci rámcově věděli, které otázky se budou na valné hromadě projednávat. Od účinnosti zákona o obchodních korporacích je nutné již v pozvánce na valnou hromadu formulovat k jednotlivým bodům pořadu jednání i text usnesení, která jsou svolavatelem navrhována k přijetí ze strany valné hromady.

!

Nedodržení způsobu či lhůty stanovené zákonem či společenskou smlouvou pro svolání valné hromady může být důvodem k prohlášení neplatnosti usnesení přijatých takto vadně svolanou valnou hromadou postupem podle ustanovení § 191 a násl. ZOK.

Vzdání se práva na včasné a řádné svolání valné hromady

Společník se může vzdát práva na včasné a řádné svolání valné hromady. Učiní tak buď písemným prohlášením s úředně ověřeným podpisem, nebo ústním prohlášením učiněným na valné hromadě, které se následně uvede v zápisu o jednání valné hromady, případně v notářském zápisu, osvědčuje-li se průběh valné hromady notářským zápisem. V praxi této možnosti využívají společníci zejména v případech, kdy je zájem na rozhodnutí určité otázky vyšší než dodržení zákonem, resp. společenskou smlouvou stanoveného postupu pro svolání valné hromady. Při dodržení tohoto postupu není možné se dovolávat neplatnosti usnesení valné hromady z důvodu, že nebyly dodrženy podmínky jejího svolání.

Osoby oprávněné účastnit se jednání valné hromady

Valné hromady společnosti se vedle samotných společníků, kteří ve svém souhrnu konstituují nejvyšší orgán společnosti, mohou, resp. v určitých případech musí účastnit i další osoby. Povinnou účast na valné hromadě ukládá ZOK toliko jednatelům (k tomu srovnej ust. § 184 odst. 4 ZOK). Členové dozorčí rady se zúčastňují jednání valné hromady tehdy, je-li dozorčí rada jejím svolavatelem a dále v případech, kdy valná hromada projednává zprávu dozorčí rady o kontrolní činnosti či jiná její doporučení. Obdobně postupuje i likvidátor společnosti, vstoupila-li společnost do likvidace.

Ačkoli to není v ZOK výslovně stanoveno, platí, že jednání valné hromady je neveřejné, neurčí-li společenská smlouva, příp. nerozhodne-li příslušná valná hromada ad hoc jinak. Z toho vyplývá, že jiné než zákonem či společenskou smlouvou povolané osoby nemohou být bez souhlasu valné hromady přítomny jejímu jednání. (Viz usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 27. dubna 2005, sp. zn. 29 Odo 701/2004. Uvedené rozhodnutí je aplikovatelné i v režimu ZOK.) Po formální stránce by každá taková osoba (rozuměj host) měla být v prvé řadě pozvána některou z osob, které mají právo, resp. povinnost účastnit se jednání valné hromady (tedy svolavatelem, společníkem, jednatelem či dozorčí radou apod.). Tato pozvánka však ještě není zárukou setrvání hosta na jednání valné hromady.

Rozhodování valné hromady o účasti hostů spadá mezi tzv. procedurální otázky, tj. otázky, které netřeba výslovně uvádět v pozvánce na valnou hromadu a o kterých tak může valná hromada operativně rozhodovat v průběhu svého jednání. (K tomu viz usnesení Vrchního soudu v Praze ze dne 5. října 2006, sp. zn. 7 Cmo 146/2006, jehož závěry o charakteru procedurálních otázek byly potvrzeny usnesením Nejvyššího soudu ČR ze dne 24. června 2009, sp. zn. 29 Cdo 2340/2007. Oba judikáty jsou i nadále aplikovatelné v režimu ZOK.) Je však vhodné, aby otázka účasti hostů na valné hromadě byla projednána a rozhodnuta bezodkladně po zahájení valné hromady, ideálně po volbě orgánů valné hromady, tedy ještě před tím, než bude započato projednávání jednotlivých bodů navrhovaného pořadu jednání valné hromady. Uvedené nevylučuje, aby i v případě, kdy na počátku valné hromady bude odsouhlasena přítomnost hostů na jejím jednání, rozhodla valná hromada, kdykoli  to uzná za vhodné, zejména před projednáváním konkrétního bodu pořadu jednání (typicky před projednáváním otázky úzce související s obchodním tajemstvím, obchodní strategií společnosti atp.), o vyloučení hostů z projednávání takového bodu pořadu jednání. V každém případě lze jen doporučit, aby bližší podmínky účasti hostů na jednání valné hromady upravila společenská smlouva společnosti.

Na tomto místě je nutné upozornit, že i přes výše uvedené existuje kategorie osob, které nemohou být vyloučeny ani rozhodnutím valné hromady, neboť…