§ 162 ZP Náhrady výdajů za ubytování

2.7.162

§ 162 ZP Náhrady výdajů za ubytování

Ing. Karel Janoušek

Úplné znění

Ustanovení související

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

  • § 152 – cesty, při kterých zaměstnanci přísluší cestovní náhrady

  • § 156 – druhy cestovních náhrad

  • § 185 – poskytnutí náhrad při neprokázání výdajů

  • § 187 – člen rodiny

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů

  • § 6 odst. 7 písm. a) – náhrady cestovních výdajů, které nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti

  • § 24 odst. 2 písm. zh) – výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů (náhrady cestovních výdajů)

Způsob ubytování zaměstnance na pracovní cestě není upraven ani omezen žádným právním předpisem. Měl by ho však zaměstnavatel stanovit nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu (např. ve vnitřní směrnici). Jednou z podmínek způsobu ubytování může být např., ve kterém anebo v jakém druhu ubytovacího zařízení se může ubytovat, do jak vysoké částky za ubytování apod. Takovéto rozhodnutí zaměstnavatele je pro zaměstnance závazné. Pokud zaměstnavatel žádné podmínky neurčí, je volba způsobu ubytování na zaměstnanci a zaměstnavateli nezbude, než uhradit zaměstnancem předložený doklad o ubytování, bez ohledu na výši ceny.

 NahoruDoklad

Podstatné jak z hlediska poskytnutí cestovních náhrad, tak z hlediska zákona o daních z příjmů i zákona o dani z přidané hodnoty je to, že výdaje za ubytování musí být prokázány dokladem, který má veškeré náležitosti daňového dokladu (příp. zjednodušeného daňového dokladu). Z dokladu by mělo být také zřejmé, která osoba byla ubytována. Jestliže na dokladu o ubytování není uvedeno jméno ubytovaného, mohou vzniknout ze strany kontrolního orgánu pochybnosti, zda jde o doklad týkající se příslušného zaměstnance.

 NahoruNeposkytnutí náhrady

Náhrada výdajů za ubytování zaměstnanci přísluší v prokázané výši. Aby mohly být zaměstnanci uhrazeny výdaje za ubytování a u zaměstnavatele mohly být uznány jako daňový náklad, musí se zaměstnanec ubytovat u firmy (právnické anebo fyzické osoby), která může poskytovat ubytovací služby, a k vyúčtování cestovních náhrad doložit doklad od této firmy. Pokud zaměstnanec příslušný doklad anebo při jeho ztrátě kopii anebo opis vystavený příslušným ubytovacím zařízením nepředloží, neměla by mu být příslušná částka proplacena. Zaměstnavatel však v odůvodněném případě může použít postup podle § 185 ZP a může zaměstnanci poskytnout náhradu výdajů za ubytování v jím uznané výši, která odpovídá stanoveným podmínkám pro ubytování na příslušné pracovní cestě. Odpočet DPH pak zaměstnavatel uplatnit z této částky nemůže, protože nemá daňový doklad.

Zaměstnavatel neproplatí zaměstnanci výdaje za ubytování také po dobu přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance a dále při návštěvě člena rodiny po dobu pracovní cesty, pokud si vzhledem k podmínkám nemusel ubytování po dobu návštěvy člena rodiny zachovat.

Obsah dokladu za ubytování má zpravidla vliv na snížení stravného, neboť z něho může být zřejmé, že v ceně ubytování je zahrnuta také nějaké strava (zpravidla snídaně).

Ubytování bez vyúčtování cestovních náhrad

…