2.1 On-line zakládání obchodních korporací a digitalizace notářské činnosti
Mgr. Ing. Zdeňka Kůsová
V posledních letech se zvyšuje potřeba využívat on-line prostředí v nejrůznějších oblastech života. Ostatně též pandemie COVID-19 tento trend potvrdila, když mnohá protiepidemická opatření vedla k výraznému nárůstu práce z domova a využívání videokonferencí a jiných forem on-line komunikace s kolegy, zákazníky, dodavateli nebo úřady.
Výhody digitalizace a komunikace na dálku jsou přitom nesporné – umožňují vyřízení záležitostí z pohodlí kanceláře či domova a šetří nejen čas, ale též peníze. Umožnění elektronické komunikace však s sebou nese potřebu zajištění bezpečnosti dat, ověření totožnosti jednající osoby a eliminace podvodného jednání.
Na rostoucí trend využívání on-line komunikace proto reaguje evropská i česká právní úprava, která zakotvuje právo osob vyřizovat úřední záležitosti elektronickou cestou a stanoví podmínky takové komunikace s orgány veřejné moci.
V následujícím článku se budeme konktrétně věnovat možnosti založit obchodní společnost on-line bez fyzické přítomnosti u notáře. Stručně nastíníme i další novinky, které přináší novela notářského řádu účinná od 1. 9. 2021.
Evropská právní úprava
Možnost zakládání obchodních společností on-line vychází ze Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1151 ze dne 20. června 2019, kterou se mění směrnice (EU) 2017/1132, pokud jde o využívání digitálních nástrojů a postupů v právu obchodních společností (dále jen „Směrnice”).
Tato Směrnice nabyla účinnosti 31. července 2019 a klade si za cíl usnadnit vytváření společností, zápis poboček do rejstříku a ukládání listin a údajů za využití digitálních nástrojů a snížit náklady, čas a administrativní zátěž spojené s těmito postupy, to vše při současném zabezpečení ověření identity zakladatele v souladu s nařízením eIDAS.
Novela notářského řádu
V České republice on-line zakládání společností umožňuje novela notářského řádu účinná od 1. 9. 2021 , která navazuje na zákon o právu na digitální služby.
Neznamená to však, že by již nadále nebylo možné společnosti zakládat dosavadním způsobem či že by docházelo ke změně v hmotněprávních požadavcích pro založení společnosti.
Tradiční způsob založení společnosti (za fyzické přítomnosti zakladatele u notáře)
I nadále je možné společnost založit stejným způsobem, jakým jsme byli doposud zvyklí. Tedy zakladatel společnosti (budoucí společník) se může i po 1. září 2021 dostavit osobně k notáři, u kterého podepíše notářský zápis – společenskou smlouvu společnosti – obsahující údaje o zakládané společnosti (zejména firmu a sídlo společnosti, předmět podnikání společnosti, určení společníků, výši základního kapitálu a vkladu připadajícího na podíl, počet jednatelů a způsob jejich jednání za společnost, vkladovou povinnost zakladatelů, vč. lhůty pro její splnění, údaj o prvním jednateli či jednatelích, určení správce vkladu apod.), viz § 146 ZOK.
Následně zakladatel splatí peněžitý vklad na zvláštní účet u banky, který zřídil správce vkladu (případně nepřesáhne-li výše všech peněžitých vkladů v souhrnu 20 000 Kč, lze jej splatit i jiným způsobem, např. v hotovosti správci vkladu – § 23 ZOK). Správce vkladu vydá písemné prohlášení o splnění vkladové povinnosti nebo její části jednotlivými vkladateli, které se přikládá k návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku.
Dále je třeba získat příslušná živnostenská oprávnění na živnostenském úřadě (případně jiná oprávnění nezbytná pro výkon předmětu podnikání společnosti) a ostatní listiny, které tvoří přílohy návrhu na zápis společnosti do obchodního rejstříku (čestná prohlášení jednatelů s úředně ověřeným podpisem, souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla společnosti s úředně ověřeným podpisem, výpis ze zahraničního rejstříku trestů, je-li prvním jednatelem cizí státní příslušník, výpis ze zahraničního obchodního rejstříku, je-li zakladatelem společnosti zahraniční právnická osoba apod.).
Po vyřízení všech záležitostí lze podat návrh na zápis společnosti do obchodního rejstříku spolu se všemi nezbytnými přílohami k příslušnému krajskému soudu či využít možnosti zápisu společnosti do obchodního rejstříku prostřednictvím přímého zápisu prováděného notářem (§ 108 a násl. zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů). Zápisem společnosti do obchodního rejstříku společnost vzniká a je jí přiděleno identifikační číslo.
Celý proces založení a vzniku společnosti trvá obvykle několik dnů či týdnů.
Založení společnosti on-line
V důsledku novely notářského řádu je možné společnost založit od 1. září 2021 nově on-line bez nutnosti fyzické přítomnosti zakladatele u notáře, neboť novela výslovně připouští možnost sepsání notářského zápisu v elektronické podobě (§ 6 odst. 2 NŘ) a stanoví postup pro prokázání totožnosti účastníka bez jeho fyzické přítomnosti u notáře (§ 64a NŘ). Novela navazuje na zákon o právu na digitální služby, který zakotvuje právo občanů komunikovat se státem elektronicky.
Po technické stránce bude založení společností probíhat prostřednictvím webového portálu zřízeného Notářskou komorou České republiky, v současné době však ještě není známa bližší podoba tohoto portálu, ani podmínky a postupy při jeho využití. Praktické zkušenosti se zakládáním společností on-line tedy zatím v České republice chybí.
Předpokládá se však, že by zájemce o on-line založení společnosti měl disponovat především počítačem s internetovým připojením, webovým prohlížečem a webovou kamerou, neboť celý proces bude probíhat prostřednictvím videokonference a přihlášení do výše zmíněného webového portálu zřízeného Notářskou komorou České republiky. Zájemce by měl dále disponovat občanským průkazem se strojově čitelnými údaji a kontaktním elektronickým čipem a NFC čtečkou.
Za účelem podpisu notářského zápisu a dalších listin bez fyzické přítomnosti musí zájemce disponovat též elektronickým podpisem.
Skutečnost, že bude společnost založena on-line, se nijak nedotýká hmotněprávních předpokladů pro založení společnosti a jejího následného fungování. Tedy i při založení společnosti on-line se plně uplatní ustanovení občanského zákoníku a zákona o obchodních korporacích stejně jako při tradičním založení společnosti, týkající se např. náležitostí společenské smlouvy (§ 146 ZOK), minimální výše vkladu (§ 142 ZOK), požadavků na název (firmu) společnosti a její sídlo (§ 132, § 136 a § 423 NOZ), požadavků na statutární orgán společnosti (§ 151 a násl. NOZ, § 46 ZOK) apod.
Z textu a podoby notářského zápisu však bude zřejmé, že byl podepsán bez fyzické účasti zakladatele, např. bude v něm uveden údaj o prokázání totožnosti účastníka prostřednictvím videokonference se současným využitím prostředků pro elektronickou identifikaci (§ 61a odst. 4, § 64a NŘ) a nebude obsahovat vlastnoruční podpis zakladatele, avšak tento bude nahrazen elektronickým podpisem, který zakladatel připojí k textu notářského zápisu. Podepsaný notářský zápis nahraje prostřednictvím webového rozhraní Notářské komory České…
