Cílem tohoto článku, je představit projektovou žádost, která reaguje na ukončenou výzvu č. 31 nazvanou „Budování kapacit a profesionalizace NNO“ z operačního programu Zaměstnanost (OPZ).
Představení projektu
Modelový příklad úspěšné projektové žádosti je demonstrován na příkladu fiktivní neziskové organizace Druhá šance, o.p.s., která se zabývá zapojováním lidí se zdravotním postižením zpět do pracovního procesu. Projektová žádost je strukturována v souladu s nastavením informačního systému ISKP14+, ve kterém se žádost elektronicky podává a v souladu s podmínkami výzvy.
Projektová žádost
Název projektu:
Profesionalizace a budování kapacit nestátních neziskových organizací
Anotace projektu
Druhá šance, o.p.s. je inovativní NNO, která pomohla téměř 200 osobám se zdravotním postižením se začleněním do společnosti na pracovní trh (70 osob), pomocí hlasových technologií ovládání PC a dalších služeb. Nacházíme se v 1/3 cesty profesionalizace a od 1. 1. 2014 jsme poskytovatelem sociálních služeb.
V rámci projektu bychom potřebovali:
- diverzifikovat a stabilizovat příjmy prostřednictvím placených služeb i neziskových aktivit,
- zlepšit řízení organizace a stabilizovat lidské zdroje - zlepšit marketing a PR - zefektivnit služby
Jaký problém projekt řeší?
Druhá šance, o.p.s. je inovativní NNO, která díky hlasovým technologiím a dalším službám pomohla 200 osobám se zdravotním postižením (OZP) se začleněním do společnosti na pracovní trh (70 OZP). Nacházíme se ve 1/3 cesty profesionalizace - od 98% závislosti na dotacích z EU fondů k diverzifikaci a stabilizaci příjmů a lids. zdrojů.
Od 1. 1.2014 poskytujeme regionální sociální služby dle zák. č. 108/2006. Cesta profesionalizace je náročná a dlouhá. Potýkáme se s řadou problémů:
- činnosti v organizaci jsou většinou operativní/exekutivní než koncepční a dlouhodobé. Potřebujeme zpracovat strategické dokumenty a zavést některé nástroje (dlouhodobá strategie, business plán, PR a marketingová strategie, systém zpětné vazby od klientů, RLZ strategie, standardy poskytovatele soc. služeb, online systém pro objednávky).
- máme zpracované některé dokumenty a zaměstnanci absolvovali školení (vize, SWOT analýza, fundraisingový plán, školení obchodních dovedností, marketingu), ale do praxe se ještě nezavedly. Není využit potenciál marketingu zaměstnanců-OZP pracujícími z domova.
- Z důvodu nejistoty zajištění stabilních příjmů odešli klíčoví zaměstnanci a ztratila se kontinuita práce.
- Marketingová strategie není komplexní a kvalitní - nevyužívá se efektivně tištěný marketing či soc. média
- Služby jsou kvalitní, ale potřebujeme je zefektivnit
Myslíme si, že platí Paretovo pravidlo – 20 % času tvoří 80 % úspěchu - dodržování strategických dokumentů/poznatků ze školení zaměstnanci v každodenním fungování. Projekt se zaměřuje na zaměstnance a klade důraz na:
- jejich zapojení, včetně OZP, do zpracování a evaluace strategických dokumentů,
- kvalitu expertů projektu,
- pomoc se zavedením strategií do praxe,
- průběžné individuální. Školení zaměstnanců – průběžnou evaluaci.
Realizace projektu je klíčová na cestě k úspěšné profesionalizaci, protože transformaci zvládneme těžko vlastními silami. Druhá šance, o.p.s. chce i v budoucnu úspěšně pomáhat OZP se začleňováním do společnosti a na pracovní trh.
Jaké jsou příčiny problému
Druhá šance, o.p.s. byla do 01/2014 zaměřena na realizaci neziskových projektů z EU fondů, které byly velmi úspěšné - pomohly OZP integrovat se do společnosti a na pracovní trh. Z tohoto důvodu nedisponujeme know-how, personálními kapacitami ani finančními zdroji na externí experty, kteří pomohou zpracovat klíčové strategické dokumenty (problém 1) a pomohou s jejich zavedením do praxe (problém 2, 4, 5). Podpora externích expertů je klíčová pro probíhající transformaci a profesionalizaci organizace.
Zkušenosti ukazují, že jednorázové školení nepostačuje (problém 2). Zaměstnanci potřebují pravidelné individuální školení, kde se hodnotí implementace do praxe, a pravidelnou evaluaci (20 % času, 80 % úspěchu). Z důvodu silné závislosti na EU fondech a nízké motivace dalšího profesního růstu odešlo několik klíčových zaměstnanců (problém 3). Přestože byla vyvinuta maximální snaha o zaškolení nových zaměstnanců, ztráta kontinuity práce a know-how se projevila. Vedení si uvědomuje nezbytnost diverzifikace a stabilizace příjmů a hledání dalších možnosti profesního růstu zaměstnanců. Řešení jsou zatím ad hoc a nekoncepční. Realizace tohoto projektu by měla významně zlepšit situaci v oblasti lidských zdrojů. Služby poskytované Druhá šance, o.p.s. OZP jsou kvalitní, ale vnímáme potřebu zefektivnit a standardizovat (problém 5).
Protože organizace funguje zejména operativně/exekutivně, potřebujeme pomoc expertů se zavedením nového typu sociálních služeb (provozujeme od 01/2014), abychom se dostali na špičkovou úroveň.
Co je cílem projektu?
Cílem projektu je zvýšení důvěryhodnosti žadatele vůči veřejnosti, státnímu i soukromého sektoru (zejména diverzifikace zdrojů, efektivnější hospodaření a fungování, posílení kvality řízení organizace) a zefektivnění práce s cílovou skupinou OZP v oblasti sociálního začleňování a rovných příležitostí.
Všechny aktivity projektu mají 3 součásti:
- teorie - zpracování strategických dokumentů a nástrojů, do kterého se aktivně zapojí zaměstnanci; školení 4 zaměstnanců, kteří jej neabsolvovali v rámci jiných projektů dalšího vzdělávání.
- dodržování strategií a aplikace poznatků ze školení v praxi - průběžné individuální školení vedení zaměstnanců, marketingové kampaně
- průběžná evaluace - celoorganizační workshopy (periodicita 5-6 měsíců)
Dílčí cíle (přínosy a způsoby ověření)
- Cíl 1 (problém 1, klíčová aktivita 1) Zpracovat a implementovat dlouhodobou strategii organizace na 5 let včetně cílů, jak k nim dojít, co přinesou a kdo bude za ně odpovědný. Ze strategie vychází dokumenty a nástroje v cílech 2-5.
- Cíl 2 (problém 1 a 2, klíčová aktivita 2) Diverzifikace a stabilizace příjmů organizace prostřednictvím školení obchodních dovedností, aktualizace fundraisingového plánu, zpracování business plánu, jejich implementace a telemarketingových kampaní.
- Cíl 3 (problém 1 a 3, klíčová aktivita 3) Stabilizace lidských zdrojů a posílení kvality RLZ díky vytvoření a zavedení strategií (organizační struktura; dlouhodobý plán vzdělávání zaměstnanců; motivační a hodnotící systém).
- Cíl 4 (problémy 1 a 4, klíčová aktivita 4) Komplexnější přístup k marketingu prostřednictvím školení PR a marketingu, zpracování PR a marketingové strategie a její implementace, která efektivně využije všechny nástroje (např. soc. sítě, tištěné propagační materiály i větších formátů).
- Cíl 5 (problém 1 a 5, klíčová aktivita 5) Efektivnější práce s cílovou skupinou OZP prostřednictvím:
- vytvoření systému zpětné vazby od klientů,
- zpracování standardů organizace poskytující registrované sociální služby,
- zpracování postupů, jak poskytovat jednotlivé služby,
- online systém evidující stav zakázek.
Jaké změny jsou v důsledku projektu očekávány?
- Dlouhodobá strategie na 5 let (cíl 1) a na ni navázané strategické dokumenty (realizované v rámci cílů 2 - 5) pomohou změnit styl fungování organizace z operativně/exekutivní na koncepční a dlouhodobé.
- Kvalitní fundraisingový plán, jeho dodržování a aktivní obchodní chování všech zaměstnanců (včetně telemarketingu OZP) zajistí diverzifikaci příjmů a jejich stabilizaci (cíl 2) a do budoucna se podstatně sníží se závislost na financování z EU fondů. Finanční stabilita a profesionalizace je důležitá pro zvýšení důvěryhodnosti vůči státnímu i soukromému sektoru a pro udržení kvalitních zaměstnanců s know-how.
- Nové nastavení a dodržování organizační struktury (cíl 3) přispěje k efektivnějšímu RLZ a v konečném výsledku ke zlepšení služeb poskytovaných našim klientům, OZP (cíl 5).
- Kvalitní a komplexní PR a marketingová strategie, která bude v praxi dodržována (cíl 4) přispěje k splnění cílů stanovených ve fundraisingové strategii a business plánu. Významnou mírou přispěje tak k diverzifikaci zdrojů (cíl 2).
- Systém zpětné vazby od klientů, standardy, postupy pro poskytování všech služeb a online systém evidující stav zakázek (cíl 5) přispěje ke značnému zvýšení efektivity a kvality práce s OZP. Rozšíří se řady klientů naší neziskové o.p.s. a přispěje k diverzifikaci příjmů (cíl 2).
- Přínosy 1. - 5. spolu s dlouhodobým plánem vzdělávání zaměstnanců a motivačním a hodnotícím systémem přispějí ke spokojenosti zaměstnanců (cíl 3), stabilizaci zdrojů na jejich mzdy, zvýšení pocitu stability. Tento přínos bude mít dva účinky: Za prvé, je to opatření na snížení fluktuace zaměstnanců, která vede k odchodu kritického know-how z organizace. Za druhé, je prokázáno, že spokojenější zaměstnanci jsou výkonnější a inovativnější.
Kombinace všech změn přispěje k tomu, že Druhá šance, o.p.s. si udrží vysoký standard a inovativnost při práci s cílovou skupinou OZP. I v dalších letech tak budeme moci úspěšně pomáhat cílové skupině s integrací do společnosti a na pracovní
Jaké aktivity v projektu budou realizovány?
Projekt se skládá z 3 druhů vzájemně provázaných aktivit:
- Zpracování strategií/koncepcí, školení
Aktivita proběhne na začátku projektu. Na jejich zpracování budou najati experti v relevantním oboru, kteří budou disponovat prokazatelnou praxí v oboru/práce s cílovou skupinou.
2. Zavedení strategií/školení do praxe
Při zavedení strategií do praxe, případně teoretických poznatků ze školení do praxe jsme se rozhodli pro podporu formu průběžného individuálního školení zaměstnanců. Naše zkušenost z realizace projektů dalšího vzdělávání je, že nejtěžší částí je zavedení do praxe - zaměstnanci necítí dohled zkušeného experta, se kterým by prodiskutovali výstupy své práce. Role experta je důležitá i v tom, že prakticky dokáže poradit s aplikací do praxe.
3. Průběžná evaluace a z ní vzešlá doporučení ke zlepšení
V klíčových aktivitách 2 - 5 proběhnou pravidelné 1denní evaluační workshopy, které jsou důležitou strategicko- koncepční aktivitou. Cílem je zhodnotit zavedení strategií a koncepcí do praxe příp. jejich aktualizace. Pravidelné konání workshopů (navrhujeme po 6 měsících) je pro Polovinu nebe, o.p.s. důležité, protože se nacházíme v kritické fázi transformace - spuštění a etablování poskytování soc. a dalších služeb OZP. Na konci projektu (22. - 24. měsíc) bude zpracována písemná evaluace jednotlivých aktivit i projektu jako celku.
Realizace aktivit je nastavena tak, aby neohrožovala chod organizace - max. cca.…
