Cílem tohoto příspěvku je představit Vám důležitou část projektové dokumentace, která se vyplňuje v rámci studie proveditelnosti. Jedná se o podrobný popis projektu a jeho soulad s programem ICT a sdílené služby.
Jak již víme z předchozích příspěvků, jednou z nejdůležitějších částí projektové přípravy v rámci programu operačního programu Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost (OPPIK) je studie proveditelnosti, jejíž kvalita zpracování rozhoduje, zda bude projekt schválen k finanční podpoře či nikoliv. Proto je třeba přípravě studie proveditelnosti věnovat patřičnou pozornost.
Předkládaný článek se soustřední na jednu z částí studie proveditelnosti, která je svým obsahem velmi důležitá, a žadatelé v ní velmi často chybují. Jedná se o popis projektu a zejména jeho obsahové představení, které musí být v souladu s podmínkami programu. I sebe lépe zpracovaná studie proveditelnosti nezíská dostatečný počet bodů, pokud nebude odpovídat náplni programu.
Článek Vám tedy na příkladu fiktivní firmy poradí, jak má být zpracována část studie proveditelnosti, která je zaměřena na popis projektu. Popis projektu je soustředěn na pořízení firemního informačního systému pro stavební firmy.
Stručné představení programu ICT a sdílené služby
Program ICT a sdílené služby je jedním z nejoblíbenějších programů (OPPIK), který je zaměřen na malé, střední a velké podniky. Program ICT a sdílené služby na rozvoj informační a znalostní společnosti a je určen všem podnikům, kteří chtějí vyvíjet vlastní softwarová řešení nebo vytvářet tzv. centra strategických služeb, a tím urychlit rozvoj tohoto progresivního odvětví v České republice. Uplatnění tohoto programu mohou firmy a podnikatelé využít například při vytvoření nového softwarového řešení, zřízení centra sdílených služeb nebo vybudování datového centra?
V loňském roce byla vyhlášená první z výzev do programu ICT a sdílené služby, příjem žádostí byl ukončen dne 7. 3. 2016. Další výzvy do tohoto programu budou vyhlášeny v příštím roce.
Celková alokace
Kolik bylo možné získat financí lze na jeden projekt - forma a výše podpory (předpokládáme, že podobný objem financí bude přidělen i pro další výzvy):
- dotace 1mil. - 200mil. Kč.
- max. výše podpory: malý podnik 45 % ZV, střední podnik 35 % ZV, velký podnik 25 % ZV.
Způsobilé výdaje
Aktivita Tvorba nových IS/ICT řešení a Zřizování a provoz center sdílených služeb
- osobní náklady, nájemné, služby expert,
- hardware, software a ostatní výdaje související s projektem v režimu de minimis
Aktivita Budování a modernizace datových center
- pořízení pozemků, budov, staveb, rekonstrukce staveb, hardware, software, ostatní stroje a zařízení a služby expertů.
Specifika a omezení:
- projekt musí být realizován na území ČR mimo hlavního města Prahy.
- shoda projektu s Národní RIS3 strategií bude ověřena v rámci hodnocení projektu.
- minimální výše investice do dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku využívaného pro zajištění aktivit projektu činí pro malý podnik 0,3 mil. Kč, pro střední podnik 0,5 mil. Kč a pro velký podnik 1 mil. Kč.
- výzva bude v IS KP 4+ dělena dle jednotlivých podporovaných aktivit, počet žádostí na žadatele je omezen na čtyři.
Podrobný popis projektu a jeho soulad s programem
Specifikace předmětu projektu - základní popis projektu
(Detailní popis produktu resp. služeb, které mají být předmětem projektu; čím přesně se bude žadatel v rámci projektu zabývat, vazba projektu na strategii žadatele, ekonomické a mikroekonomické přínosy pro žadatele (dopad), jsou do projektu zapojeny jiné instituce či podnikatelské subjekty?)
Záměrem projektu společnosti XXX je vytvoření komplexního řešení informačního a systému pro stavební firmy a firmy zabývající se správou nemovitostí.
Cílem řešení je, aby stavební a developerské firmy používala pro svoje hlavní činnosti jeden centrální systém pro práci s klienty a projekty. Celková koncepce projektu vychází z dlouholetých zkušeností firmy a konzultací se spřátelenými společnostmi z oboru stavebnictví a správy nemovitostí včetně jejich klientů.
Projekt tedy řeší chybějící řešení, jež by komplexně pokrývalo potřeby projekčních, stavebních a servisních firem, zajišťovalo okamžitý přístup k potřebným informacím, umožňovalo kompletní plánování a realizaci staveb s využitím systému a poskytovalo potřebné informace pro kontrolu plnění stanovených úkolů. Kromě výše uvedených funkcí a služeb plánujeme také vývoj systému odpovídajícímu potřebám obchodníků, tj. doplnit funkcionality typické pro CRM systémy, ovšem opět uzpůsobené potřebám projekčních a stavebních firem. Komplexní řešení, které díky projektu vznikne, umožní plně převést řízení veškerých firemních aktivit vč. kontroly a hodnocení do počítačů a mobilních zařízení a výrazně tak usnadnit práci všem odpovědným pracovníkům.
Popis technologií, které budou použity při tvorbě nových ICT řešení
(resp., při návrhu a implementaci ICT, získávání nových poznatků (licence, vlastní výzkum)
Metodika vývoje
Při vývoji produktu budou použity následující nástroje:
- Microsoft Windows – pro vývoj,
- Linux – standartní řešení pro běh webových aplikací,
- Apache – open-source web server, robustní řešení,
- MySQL databáze – open source, běžně používané řešení s PHP technologií,
- PHP – nejpoužívanější jazyk pro webové projekty, serverová část,
- JavaScript – frontend část, nejrozšířenější jazyk co se podpory browserů týče,
- JQuery – javascriptová knihovna, open-source,
- CSS – jazyk pro grafickou podobu frontend části webu, rozsáhlá podpora ze strany browserů,
- Bootstrap – CSS knihovna, open-source. Jedna z nejvíce používaných na současných webech,
- Composer – package systém pro PHP, open-source,
- Bower – package systém pro správu resources (css, js),
- Symfony2 – PHP knihovna, druhá nejpoužívanější pro webové aplikace. První Laravel je založen na symfony componentách, ale není vhodný pro projekt této velikosti,
- Pro řízení vývoje bude použita agilní metodika Scrum,
- Pro testování funkcionalit a zajištění kontaktu s požadavky trhu bude využito metodiky tzv. Lean Startup, viz http://theleanstartup.com/,
- Metodika zákaznických průzkumů: The Mom Test, http://momtestbook.com/.
Postup vývoje
Celý projekt je rozdělen do 6 půlročních etap (poslední zkrácená v souladu s pravidly pro etapizaci):
Etapa 1: Pořízení vybavení, shromáždění podkladů a informací, analýza a projektové plánování
Základním předpokladem pro zahájení realizace projektu jsou:
- Analýza potřeb. Jde konkrétně o shromáždění potřebných informací od klíčových pracovníků a spolupracovníků firmy, kteří dokonale znají provozní potřeby a požadavky svých aktivit a jsou tedy schopní detailně nadefinovat, jaké služby a funkce by měl systém nabízet, aby splňoval požadavky a skutečně zjednodušoval práci, resp. usnadňoval komunikaci mezi jednotlivými skupinami pracovníků. Shromážděné podklady a požadavky budou následně analyzovány a převedeny do projektové dokumentace, která umožní nejen dokonale popsat postup při vývoji nových či úpravě stávajících funkcí a služeb, ale také nastavit kontrolní mechanismy a termíny realizace.
Druhou - neméně podstatnou - část etapy tvoří:
a) pořízení vývojářské licence k firemnímu informačnímu systému (kombinace CRM / ERP a PM systému je poměrně atypická, proto je i cena vyšší, nicméně splňuje podmínky výzvy na povinné investice do drobného hmotného/nehmotného majetku). Licence tohoto systému musí být volně upravovatelné a musí splňovat základní požadavky na možnosti rozšíření vycházející z analýzy potřeb.
Od tohoto systému očekáváme velké možnosti přizpůsobení. Hlavními prvky by mělo být:
- Responzívní GUI na bázi bootstrap technologie umožňující práci přes mobilní zařízení
- Uživatelé, práva uživatelů, role, autentifikace a autorizace
- Multijazyčnost
- Práce s úkoly, projekty a reportováním – PM
- Práce s adresářem (Firmy, Lidé) – CRM
- Práce s objekty a nastavením jejich chování a kategorizace – ERP
b) vytvoření dvou nových pracovních míst a jejich obsazení vhodnými pracovníky (do projektu se zapojí od jeho začátku, tedy od 1. ledna 2016.
Výstupem první etapy budou dva nově přijatí pracovníci, pořízená vývojářská licence a především detailně naplánovaný vývoj systému vč. následného testování a zprovoznění.
Etapa 2: Implementace, rozšíření, doplnění a kustomizace systému
Cílem této etapy je zejména správně naimplementovat vybranou platformu dle analýzy potřeb a zjistit nedostatky ve funkcionalitě platformy, která je potřeba doprogramovat.
Po zjištění je potřeba tyto prvky a funkcionalitu doplnit, vylepšit, potažmo přizpůsobit specifickým podmínkám segmentu stavebnictví. Využití platformy významně usnadní vývoj, neboť platforma poskytuje veškeré základní funkce a služby systémů CRM, ERP a PM vč. databázových a vyhledávacích služeb.
Nicméně některé univerzální služby a funkce specificky vyžadované stavebním segmentem platforma nenabízí. A ty je vhodné doplnit, resp. přizpůsobit, aby bylo v budoucnu možné je využívat ve všech modulech - bez nutnosti je znovu a znovu vymýšlet, programovat, testovat atp.
Díky této etapě budeme mít připravené a naimplementované základní CRM/ERP/PM a vznikne celá řada vylepšení a doplňků, které, v souladu se záměrem projektu, usnadní využívání platformy stavebními firmami.
Vyvinuté komponenty využijí elementární prvky, funkcionality a služby základní platformy. Aby bylo možné je nasadit do ostrého provozu a mimo jiné je využít v dalších etapách projektu.
Druhá fáze této etapy je výběr, nákup licence a napojení modulu Exportu a importu dat pro všechny moduly (i v budoucnu vyvinuté) platformy. Kvalitní výměna dat (manuální i automatická) s dalšími systémy je jeden ze stavebních kamenů dobrého systému. V rámci tohoto modulu předpokládáme jak manuální export / import do standardizovaných formátů (DOCX, PDF, XLSX, CSV, XML) tak automatizovanou komunikaci mezi systémy pomocí API. Po celou dobu projektu budeme konzultovat výběr vhodných formátů a propojení s externím specialistou, kterým nám i doporučí modul k implementaci do našeho systému na základě potřeb vycházejících z analýzy. S tímto expertem budeme spolupracovat i v dalších fázích při přípravě nových modulů, kde bude práce s daty velmi důležitá.
Jeden ze základních parametrů implementace nového systému je jeho zabezpečení. Systém bude obsahovat i citlivé klientské data a proto musíme brát velký zřetel na jejich bezpečnost a zabezpečení proti úniku informací. V rámci zabezpečení aplikace budeme využívat po celou dobu aplikace expertní služby třetí strany v oboru zabezpečení. Jejím úkolem by měly být zejména testování zabezpečení systému (penetrační testy) a doporučení na zabezpečení dat nejen při jejich sdílení.
Etapa 3: Vývoj doplňkových modulů, funkcí a služeb systému CRM
V rámci této etapy se interní tým vývojářů ve spolupráci s vybranými externími experty a poradci zaměří na vývoj speciálních doplňkových modulů do CRM části systému. Předpokládáme, že vzniknou minimálně tři zcela nové moduly, které usnadní využívání CRM pro potřeby stavebních firem, tzn., umožní zaznamenávat, vyhodnocovat, plánovat a kontrolovat aktivity specifické právě pro segment stavebnictví a správy nemovitostí.
3 moduly, které chceme v rámci této fáze vybudovat, jsou:
a) Helpdesk systém Evidence problémů a hlášení problémů jak interními pracovníky, tak klienty firmy. Tento Helpdesk systém bude napojení na PM CRM i ERP a bude pracovat s eskalací zadávání úkolů v PM včetně sledování případných SLA u klientů zadaných v CRM. Systém bude zejména pracovat s notifikacemi a napojením na emailovou podporu klientů (případně ústřednu). V rámci tohoto modulu budeme využívat expertních služeb pro datové napojení (a import/export) systému na okolní aplikace. Další důležitou součástí tohoto modulu by mělo být sdílení informací o problému s koncovým zákazníkem firmy.
b) Dokument a media systémV dnešní době roste potřeba uchovávat velké množství dokumentů a médií (fotografií a videí). Zejména ve stavebnictví (dokumentace stavby) a správě nemovitostí (dokumentace havárií, stavu objektu, revizní správy,…) je potřeba dlouhodobě uchovávat velké množství dokumentů a multimediálních souborů. Tento modul bude spolupracovat se všemi dalšími moduly našeho systému. Pro návrh a vývoj tohoto modulu využijeme služeb externího specialisty na práci a archivaci multimédií
c) Vystavování prvotních dokladů Našim cílem není suplovat funkcionalitu účetního systému, ale vytvořit funkční jednoduchou cestu pro generování prvotních dokladů (faktur a pokladních dokladů) a případný export těchto dokladů do účetního programu. Vystavování těchto dokladů v našem systému má výhodu možností sledovat a kontrolovat ziskovost jednotlivých projektů, včetně hromadného generování dokladů opakujících se každý měsíc. Jelikož systém účetnictví a práva v ČR velmi komplikovaný (Reverscharge, Různé DPH,..), využijeme pro správné nastavení tohoto systému externího poradce v oboru účetnictví se zaměřením na stavebnictví a správu nemovitostí.
Etapa 4: Vývoj doplňkových modulů, funkcí a služeb systému ERP
V rámci této etapy se…
