Uchovávání oznámení a dokumentů s nimi souvisejících

12.2

Uchovávání oznámení a dokumentů s nimi souvisejících

JUDr. Pavel Koukal

Povinností, která bezprostředně souvisí s vedením evidence údajů o přijatých oznámeních, je povinnost příslušné osoby uchovávat po stanovenou dobu oznámení podaná prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty s nimi související.

Uložení této samostatné povinnosti, upravené v ustanovení § 21 odst. 2 ZOCH, má dle důvodové zprávy za cíl uchovat informace o podaných oznámeních a související dokumenty pro případ budoucích potřeb jak vnitřního oznamovacího systému povinného subjektu, tak i Ministerstva spravedlnosti a orgánů veřejné moci příslušných podle zvláštních předpisů (pro účely trestního řízení apod.).

Způsoby a formy uchovávání oznámení a s nimi souvisejících dokumentů budou závislé na tom, jaké konkrétní způsoby oznamování byly v rámci vnitřního oznamovacího systému nastaveny. Důvodová zpráva v tomto směru obecně upozorňuje na to, že k uchovávání musí docházet v chráněném prostředí s omezeným přístupem (např. chráněné elektronické úložiště, trezor apod.).

Doba uchovávání oznámení a souvisejících dokumentů je zákonem stanovena na dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Tuto dobu je současně třeba z hlediska…